Ένταξη στο σύστημα ελέγχου και πιστοποίησης

Βήμα 1ο: Εκδήλωση ενδιαφέροντος από Επιχειρηματία

Η διαδικασία ένταξης ξεκινά ύστερα από την εκδήλωση ενδιαφέροντος από κάποιον επιχειρηματία. Η πρώτη επικοινωνία μπορεί να πραγματοποιηθεί τηλεφωνικώς, μέσω email ή φαξ, όπου ανταλλάσσονται και πληροφορίες σχετικά με την πιστοποίηση των προϊόντων του επιχειρηματία.

Ο κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να επικοινωνήσει με τα στελέχη μας στα γραφεία του Φορέα και να ενημερωθεί για τις απαιτήσεις παραγωγής και παρασκευής προϊόντων βιολογικής παραγωγής. Θα λάβετε άμεσα πληροφορίες και έντυπα για τη διαδικασία ελέγχου και πιστοποίησης.

Τα σχετικά έντυπα σας αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή ηλεκτρονικώς και είναι διαθέσιμα και στην ιστοσελίδα μας.

Βήμα 2ο: Υποβολή αίτησης και ερωτηματολογίων

Εφόσον, ο επιχειρηματίας επιθυμεί να ενταχθεί στο σύστημα ελέγχου και πιστοποίησης του ΟΞΥΓΟΝΟ πρέπει να υποβάλει συμπληρωμένη την αίτηση που αντιστοιχεί στον τομέα δραστηριότητας του. (βλέπε έντυπα ένταξης)

Με τη συμπλήρωση των ερωτηματολογίων και την επισύναψη εγγράφων που ζητούνται ο επιχειρηματίας:

α) περιγράφει τη μονάδα ή/και των εγκαταστάσεων ή/και της δραστηριότητας  της εκμετάλλευσης,

β) τα πρακτικά μέτρα που θα ληφθούν στο επίπεδο της μονάδας ή/και των εγκαταστάσεων ή/και της δραστηριότητας  προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τους κανόνες της βιολογικής παραγωγής,

γ) τα μέτρα προφύλαξης που λαμβάνονται  για περιοριστεί ο κίνδυνος μόλυνσης από μη εγκεκριμένα προϊόντα ή ουσίες καθώς και τα μέτρα καθαρισμού.

Η αίτηση και τα ερωτηματολόγια πρέπει να είναι υπογεγραμμένα από τον επιχειρηματία ή τον νομίμως εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο της επιχείρησης.  Στη περίπτωση επιχειρήσεων (Α.Ε., Ε.Π.Ε., Ο.Ε. κ.λ.π. ) χρειάζεται και η τοποθέτηση της σφραγίδας, στο πεδίο της υπογραφής.

Το τμήμα Πιστοποίησης ελέγχει την εγκυρότητα της αίτησης και εάν έχουν δηλωθεί όλα τα απαραίτητα στοιχεία. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι υπάρχει ελλιπής τεκμηρίωση ή απαιτούνται επιπλέον πληροφορίες, το Τμήμα Πιστοποίησης έρχεται σε επικοινωνία με τον επιχειρηματία και του αποστέλλεται και εγγράφως τα επιπλέον δικαιολογητικά που απαιτείται να προσκομίσει, και ο οποίος οφείλει να απαντήσει γραπτώς το αργότερο εντός (15) ημερών από την παραλαβή της σχετικής ειδοποίησης. Εάν ο επιχειρηματίας δεν ανταποκριθεί εντός του καθορισμένου χρονικού διαστήματος η αίτηση του επιχειρηματία τίθενται στο αρχείο. Ο Φορέας ενημερώνει εγγράφως τις αιτίες που οδήγησαν στην απόρριψη της αίτησης.

Βήμα 3ο: Υπογραφή Ιδιωτικού συμφωνητικού

Εφόσον έχουν εξασφαλιστεί ότι οι απαιτήσεις για την πιστοποίηση είναι σαφώς προσδιορισμένες, τεκμηριωμένες και πλήρως κατανοητές, εγκρίνεται η αίτηση και υπογράφεται το Ιδιωτικό Συμφωνητικό μεταξύ του ΟΞΥΓΟΝΟ και του επιχειρηματία, με το οποίο η επιχείρηση του αιτούντος εντάσσεται στο σύστημα ελέγχου και πιστοποίησης του ΟΞΥΓΟΝΟ. Το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ της υποβολής της αίτησης και της υπογραφής του ιδιωτικού συμφωνητικού δε δύναται να υπερβαίνει τις 30 ημέρες. Στο διάστημα αυτό δεν προσαρτάται ο χρόνος για την υποβολή συμπληρωματικών εγγράφων.

Ο επιχειρηματίας οφείλει να γνωστοποιήσει εντός 10 ημερών την έναρξη της δραστηριότητας της στη Διεύθυνση Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής στα όρια της οποίας βρίσκεται η έδρα της επιχείρησης, και να κοινοποιήσει τη σχετική γνωστοποίηση στο Φορέα.